Whistleblowing

Il whistleblowing è la segnalazione di informazioni su violazioni apprese nel contesto lavorativo, quando la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che tali informazioni siano vere al momento della segnalazione. La disciplina italiana è contenuta nel d.lgs. 10 marzo 2023, n. 24.

Possono segnalare, nei casi previsti dalla legge, dipendenti, collaboratori, lavoratori autonomi, consulenti, professionisti, fornitori, partner, soci e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza. La tutela si estende, nei limiti di legge, anche a chi segnala durante la fase precontrattuale o dopo la cessazione del rapporto, se le informazioni sono state acquisite nel contesto lavorativo.

Si possono segnalare fatti, atti od omissioni che ledano l’integrità della Società o integrino violazioni rilevanti ai sensi del d.lgs. 24/2023, del Modello 231, del Codice etico, delle procedure interne o della normativa applicabile. Rientrano, per esempio, i profili relativi a rapporti con la Pubblica Amministrazione, conflitti di interesse, gare, partner e fornitori, pagamenti anomali, safety, ambiente, sistemi informatici e gestione documentale.

Non rientrano nel canale whistleblowing le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse esclusivamente personale del segnalante, che riguardino soltanto il proprio rapporto individuale di lavoro, salvo che presentino anche un autonomo profilo di violazione rilevante. Non sono utili mere voci, sospetti generici o segnalazioni prive di un minimo di concretezza.

Innovus mette a disposizione un canale interno tramite piattaforma dedicata e un canale scritto aggiuntivo tramite e-mail dedicata all’indirizzo segnalazioni@innovus.it. È inoltre possibile richiedere un incontro diretto per effettuare una segnalazione in forma orale. Il d.lgs. 24/2023 e le indicazioni ANAC richiedono che il sistema consenta modalità scritte e orali.

Il canale ordinario e preferenziale è la piattaforma dedicata, perché offre maggiori garanzie di riservatezza, sicurezza, tracciabilità e interlocuzione protetta con il segnalante.

Sì, Innovus consente anche l’invio della segnalazione all’indirizzo segnalazioni@innovus.it. Tuttavia, proprio perché la e-mail non offre le stesse garanzie della piattaforma, Innovus raccomanda l’uso prioritario del canale dedicato online e utilizza la casella e-mail con accesso strettamente riservato al Gestore delle segnalazioni.

In Innovus il Gestore delle segnalazioni coincide con l’Organismo di Vigilanza monocratico esterno, secondo quanto previsto dagli atti organizzativi della Società.

Sì, Innovus può trattare anche segnalazioni anonime, purché sufficientemente circostanziate e tali da consentire almeno una verifica preliminare dei fatti.

È importante indicare, per quanto possibile, il contesto dei fatti, una descrizione chiara e cronologica, la data o il periodo di riferimento, i soggetti coinvolti, eventuali persone informate sui fatti e ogni documento utile a supporto della segnalazione. Una segnalazione circostanziata consente verifiche più efficaci e più rapide.

Sì. È possibile allegare documenti, e-mail, PEC, screenshot, relazioni, fotografie o altri elementi utili, purché pertinenti e strettamente necessari alla comprensione dei fatti segnalati. (Giustizia)

Il Gestore delle segnalazioni rilascia, ove possibile, un avviso di ricevimento entro sette giorni dalla ricezione della segnalazione. Questo termine è previsto dal d.lgs. 24/2023.

Il Gestore fornisce un riscontro entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento oppure, se tale avviso non viene inviato, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione. Il riscontro può consistere anche nell’indicazione delle attività istruttorie avviate o delle misure previste o adottate.

Sì. Il segnalante può integrare la segnalazione con ulteriori chiarimenti, documenti o precisazioni, secondo le modalità consentite dal canale utilizzato. La possibilità di interlocuzione successiva è uno degli elementi che rendono preferibile l’uso della piattaforma dedicata.

Sì. Innovus garantisce, nei limiti e secondo le modalità previste dal d.lgs. 24/2023, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta, delle persone menzionate nella segnalazione e del contenuto della segnalazione stessa. L’identità del segnalante non può essere rivelata se non nei casi espressamente previsti dalla legge.

Sì. Il d.lgs. 24/2023 vieta qualsiasi forma di ritorsione, anche tentata o minacciata, nei confronti del segnalante e dei soggetti protetti dalla legge. Gli atti ritorsivi sono nulli e la loro adozione costituisce grave violazione della normativa e del sistema interno della Società.

Se la segnalazione riguarda il Gestore o sussiste un suo conflitto di interessi, si applica il meccanismo di sostituzione previsto dagli atti organizzativi di Innovus.

Sì, nei casi e alle condizioni previste dalla legge, il segnalante può utilizzare anche il canale esterno ANAC o rivolgersi all’autorità giudiziaria o contabile. Innovus, tuttavia, incoraggia l’uso prioritario dei canali interni, che sono normalmente più vicini ai fatti e consentono una più rapida gestione delle criticità.

La legge tutela chi segnala in buona fede, anche se la segnalazione non risulta poi fondata. Restano però ferme le responsabilità previste dall’ordinamento in caso di diffamazione, calunnia o segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave. Il d.lgs. 24/2023 collega la protezione del segnalante alla sussistenza di fondati motivi di ritenere veri i fatti segnalati.

I dati personali trattati nell’ambito del whistleblowing sono gestiti da Innovus nel rispetto del GDPR, del Codice privacy, del d.lgs. 24/2023 e dell’informativa privacy dedicata pubblicata dalla Società. Il trattamento è limitato alle finalità di ricezione, gestione, istruttoria e conservazione della segnalazione.

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre il termine massimo previsto dalla disciplina applicabile.

Il modulo di segnalazione, la presente sezione FAQ, la policy whistleblowing e l’informativa privacy sono disponibili nella sezione dedicata del sito di Innovus.